Laporan perkhidmatan adalah dokumen yang ditulis oleh wakil perkhidmatan pelanggan untuk mengesan kualiti produk atau perkhidmatan.
Pengurusan menggunakan laporan ini untuk merumuskan rancangan bagaimana mengubah produk atau mengubah protokol perkhidmatan untuk pengalaman pelanggan yang lebih baik. Ini penting kerana penyesuaian tersebut dapat menghasilkan pengekalan dan rujukan pelanggan yang lebih baik, yang seterusnya dapat meningkatkan pendapatan bagi perniagaan. Semasa anda menulis laporan perkhidmatan, maka penting untuk anda menyampaikan maklumat yang jelas dan berharga untuk pengembangan perniagaan.
Tuliskan nama pelanggan dan maklumat hubungan, termasuk
- Alamat e-melnya jika ada.
- Nyatakan jenama,
- Nombor model,
- nombor siri,
- Tarikh pembelian dan
- Masa panggilan pelanggan atau lawatan untuk laporan perkhidmatan berorientasikan produk.
Berikan tajuk perkhidmatan dan keterangan perkhidmatan dan bukannya maklumat pembuatan, model dan siri jika laporan perkhidmatan hanya berkaitan dengan perkhidmatan. Gariskan masalahnya, perhatikan komen pelanggan khusus mengenai produk atau perkhidmatan. Nyatakan sama ada masalah itu berulang. Senaraikan perkhidmatan atau produk tertentu yang diberikan atau diberikan untuk mengatasi keluhan pelanggan. Contohnya, jika perniagaan anda berurusan dengan komputer dan perisian, anda mungkin menulis "Ran disk checks to locate bad drive sectors" jika pelanggan mengesyaki bahawa cakera kerasnya gagal. Senaraikan punca masalah, termasuk masalah dengan kakitangan. Nyatakan bahagian mana yang rosak, jika berkenaan. Tulis perenggan di mana anda menyertakan sebarang komen atau catatan yang mungkin dapat membantu mengelakkan atau menangani aduan serupa di masa depan.
Sebagai contoh, anda mungkin menyedari bahawa aduan tersebut dikemukakan kepada pasukan tertentu, masalah yang tampaknya ditunjukkan pada skala yang lebih besar untuk syarikat atau bahawa alat tertentu akan diperlukan untuk menyelesaikan masalah ini dalam jangka panjang. Berikan penilaian asas kepuasan pelanggan menggunakan garis panduan yang ditetapkan oleh syarikat anda (misalannya; 1 sama dengan tidak berpuas hati hingga 10 sama dengan benar-benar berpuas hati).
Petua & Amaran
1. Banyak laman web menawarkan templat untuk laporan perkhidmatan yang mempunyai bahagian untuk maklumat yang dinyatakan di sini. Menggunakan templat seperti itu, atau membuat templat anda sendiri, akan menghasilkan pengumpulan data yang lebih konsisten dari pelbagai wakil perkhidmatan pelanggan.
2. Pastikan pernyataan laporan anda sesingkat mungkin. Kalimat yang tidak lengkap di mana subjek difahami dan yang dimulakan dengan kata kerja boleh diterima (mis., "Disediakan penggantian untuk [bahagian]"), begitu juga dengan senarai "bullet". Laporan pelanggan harus cepat dibaca dan dibuat, kerana wakil mungkin perlu menyiapkan puluhan dalam sehari.
3. Pastikan untuk menunjukkan nama wakil yang mengendalikan panggilan atau lawatan, walaupun itu adalah anda.
